Konferencia szervezésnél számos tényezőre szükséges odafigyelnünk a siker érdekében. Komoly segítséget jelenthet számunkra egy olyan szoftver alkalmazása, amelynek segítségével csökkenthetjük az adminisztrációra szánt időt, gördülékenyebbé tehetjük az információáramlást, illetve folyamatosan képben lehetünk a szervezés folyamatát illetően. Hogyan támogatja a konferenciaszervezéssel foglalkozó cégek, egyének, illetve tudományos területen dolgozó kutatók munkáját a ConfWare szoftver? Milyen egyedi funkciókat kínál számukra az informatikai megoldás? Írásunkból kiderül!
Milyen kihívások adódhatnak konferenciák szervezésekor?
Egy konferencia sikere több dolgon múlhat, ám kétségtelen, hogy a szervezés az egyik legfontosabb tényező. Ebbe a rendezvény céljának megfelelő kitűzése éppúgy beletartozik, mint az optimális helyszínválasztás, a színvonalas program összeállítás, a neves előadók meghívása, a hatékony marketingstratégia, az egyszerű regisztrációs folyamat, a hiánytalan logisztikai előkészületek.
Ha nem jól választjuk ki a helyszínt, akkor előfordulhat, hogy a technikai követelményeknek nem felel meg, ami akár rossz hangminőséget, az internetkapcsolat hiányát okozhatja.
Előfordulhat, hogy az előadók az utolsó pillanatban mondják le a rendezvényen való részvételt, ami – ha nincs B-tervünk – komoly kihívás elé állíthat minket. Az étkezési, szállás- és transzfer szolgáltatások terén is adódhatnak nem várt problémák, amit tovább tetézhet, ha nem kapunk folyamatosan információkat a résztvevők számáról, különböző igényeiről.
A sort még hosszan lehetne folytatni, ám kétségtelen, hogy számos olyan tevékenység adódik egy konferencia szervezése kapcsán, amelyet egy jól megválasztott informatikai megoldás segítségével egyszerűbben és gyorsabban el tudnánk végezni. Ehhez nyújt támogatást a ConfWare szoftver, amelynek a funkciói kifejezetten alkalmasak a tudományos konferenciák megszervezésére.
Cégünk nem csak szoftveres oldalról ismeri a rendezvényszervezés világát, de 2009. óta önálló üzletágunk foglalkozik tudományos konferenciák megvalósításával. Az elmúlt évek során felhalmozódott tapasztalat alapján olyan informatikai megoldást sikerült létrehoznunk, amelynek funkciói a felhasználók igényeire vannak szabva. A moduláris felépítés pedig lehetővé teszi, hogy nem csak tudományos konferenciáknál, hanem más típusú rendezvényeken is alkalmazható legyen.
Hogyan segíti a konferenciaszervezést a ConfWare szoftver?
Minden egyetlen felületen
A konferenciaszervezés során komoly problémát jelent, ha az információkat, adatokat szétszórva tároljuk, legyen szó akár a regisztrációs díjak beérkezéséről, az előadások rövid összefoglalóinak benyújtásáról, a tudományos absztraktok elbírálásának menetéről, az egyes programokon jelenlévők számának alakulásáról. Ezáltal nem látjuk át a rendezvény szervezésének aktuális állapotát, hosszabb időbe telik a felmerülő problémákra reagálni, és nő a hibalehetőség esélye.
A ConfWare szoftvernél minden adat, információ egyetlen felületen, adatbázisban található. Ebbe beletartoznak például a résztvevők adatai, étkezési szokásai, regisztrációs díjai, milyen programokon vesznek részt, az előadók absztraktjai, az absztraktokkal kapcsolatos bírálatok, a regisztráltakkal történő levelezés, az igényelt transzferek, szállások.
Az adatok ráadásul folyamatosan frissülnek, így azonnal láthatjuk, hogy a konferenciára regisztráltak közül hányan fizettek már, kiket kell emlékeztetnünk a fizetésre, hány előadó töltötte már fel tudományos munkájának rövid összefoglalóját a rendszerbe, hol tart az elbírálásuk, illetve milyen eredmények születtek. Folyamatosan nyomon követhetjük az egyes programokon résztvevők számának alakulását, azonnal reagálhatunk arra, ha egy kísérőprogramra, vagy workshopra betelt a létszám. Egyszerűvé válnak az olyan adminisztrációs teendők is, mint például a részvételi díjban foglalt és külön fizetendő étkezések kezelése, a transzferekkel kapcsolatos feladatok, vagy éppen a különféle szobatípusok kezelése.
Moduláris felépítés, egyéni igényekre szabva
A ConfWare felépítését úgy alakítottuk ki, hogy a felhasználók azt a saját igényeikre tudják szabni. A szoftver több, mint 12 modulból épül fel, amelyek közül a konferenciaszervező szabadon kiválaszthatja, amire éppen szüksége van.
Ezáltal tökéletesen az eseményre tudja szabni a szoftvert, egyénileg be tudja állítani, hogy a menüpontok között megjelenjen-e például az előadás bejelentés, a kísérő személyek, a szállás, az opcionális programok, az ebéd, a transzfer, a hotel, netán a virtuális események modul.
Az egyes űrlapok felületét is az egyéni preferenciái szerint állíthatja be, például milyen személyes, szakmai adatokat kér be a résztvevőktől, milyen résztvevői, egyedi kategóriákat hoz létre (pl. tagok, nem tagok, diákok, nyugdíjasok, korai regisztráció vagy normál, VIP vendégek, kiállítók, szponzorok), milyen fizetési módokat tesz elérhetővé, az egyes programokon hány fő vehet részt. Illetve azt is, hogy az egyes résztvevői csoportokhoz kíván-e nyelvben, valutában, árakban, választható programokban eltérő külön felhasználói felületet létrehozni.
Támogatja a tudományos konferenciákat
A ConfWare alapvetően a tudományos konferenciák (például orvosi konferencia) szervezésére lett létrehozva, amit az absztraktbenyújtó, illetve absztraktbírálati modul megléte is mutat.
A szoftver egyediségét az adja, hogy a résztvevők nem csak regisztrálni, illetve fizetni tudnak ezen a felületen, hanem az előadásaik rövid összefoglalóit (absztrakt), illetve a tudományos posztereket is fel tudják tölteni a rendszerbe. A tudományos absztraktok bírálói – ugyancsak ezen a felületen – el is bírálhatják a benyújtott anyagokat.
A folyamat egyszerű, átlátható, a feladatkiosztás, és azok nyomon követése ráadásul pár kattintással elvégezhető. A konferencia szervezői a felületen hozzárendelhetik az egyes bírálókhoz az absztraktokat, a bírálók pedig egy email-ben azonnal értesülnek erről. A bírálók a felületre belépve láthatják, hogy hány absztraktot, tudományos posztert kell elbírálniuk, erre milyen határidők vannak. A bírálataikat pedig ugyancsak ott jeleníthetik meg, megjegyzéseket is tehetnek a szerzők számára.
A szervezők a felületen folyamatosan nyomon követhetik, hány munkát bíráltak már el, milyen minősítést kaptak, és azonnal értesíthetik az előadókat az eredményekről.
Egyedi beállításokra ez esetben is számtalan lehetőség van. A konferencia szervezője meghatározhatja, hogy a bírálók láthatják-e egymás bírálatait, vagy sem, lehetőséget adnak-e felülbírálatra, netán egyáltalán nem kérnek az absztraktokhoz bírálatot. Egyedi beállításokat lehet tenni az absztraktok benyújtására vonatkozóan is, mint például egyedileg beállíthatók a témakörök, korlátozható a benyújtható absztraktok száma, illetve meghatározható a benyújtás határideje.
Hatékony adminisztráció
Számos olyan funkciót tartalmaz a ConfWare, ami csökkenti az adminisztrációra fordított időt. Mivel az összes, konferenciával kapcsolatos adat egyetlen felületen található, így az adatbázisban a keresés is gyors és egyszerű.
Az adatok akár modulonként, akár teljes egészében (szuperlista) kinyerhetőek egy kattintással a rendszerből. Az excel táblázatba exportált adatok között egyszerűen szűrhetünk, akár arra vagyunk kiváncsiak melyik országból érkeznek a legtöbben, melyik résztvevő hány megrendelést adott le, netán hányan nem fizették még ki a díjat. Ugyanezeket az információkat az online felületen is elérhetjük.
Integrációs lehetőségek
A ConfWare előnye, hogy gördülékenyen összekapcsolható más rendszerekkel.
A konferenciaszervező kiválaszthatja a fizetési módot (átutalás, bankkártyás fizetés), a fizetési kaput (PayPal, Simple Pay, CIB, Barion). Ha olyan fizetési kaput használ a felhasználó, amivel a ConfWare nincs integrálva, egyedi fejlesztésként az is kivitelezhető.
A szervező egy felületen átlátja, melyik résztvevő milyen módon fizetett. Ha küldhető a számla, akkor a számlázórendszerből legenerálja, és azonnal küldi is. A ConfWare integrálva van a Számlázz.hu rendszerrel, de ha a konferenciaszervező mást használ, akkor egyéb számlázó rendszerek integrációjára is lehetőség van egyéni fejlesztés keretében.
A proforma számlát egyébként minden résztvevő eléri a saját profiljából.
Felhasználóbarát felület, egyszerű használat
A ConfWare létrehozásánál fontosnak tartottuk, hogy olyan felhasználóbarát felület fogadja a konferencia szervezőket, amelynek kezelését gyorsan és egyszerűen elsajátíthatják. A felhasználó pontosan átlátja, hogy éppen hol jár a felületen (a breadcrumb-nak köszönhetően követi, melyik modulban van).
Lehetőség van a felhasználói jogosultságok nyújtására, azaz a szervező megszabhatja, hogy melyik szervező milyen adatokat lásson a rendszerből, milyen információkhoz férhessen hozzá. Létrehozhat adminisztrátori fiókokat, sőt, ennek segítségével a partnerek számára is hozzáférést biztosíthat.
Az érdeklődők ingyenes demo bemutató keretében ismerhetik meg a szoftvert, illetve bemutatjuk nekik, hogy az egyes funkciók hogyan tudják támogatni a munkájukban. A használatához pedig – szükség esetén – tréninget is biztosítunk.
