Egy több száz, vagy több ezer fős konferencia szervezése, az ezzel kapcsolatos adatok feldolgozása nem egyszerű feladat. Egy komplex, minden szervezési feladatra kiterjedő online regisztrációs rendszer számottevően megkönnyítheti ezt a folyamatot, a szolgáltatásaiknak köszönhetően nem kell amiatt aggódnunk, hogy kicsúszna a kontroll a kezünkből. A ConfWare moduláris felépítéséből adódóan a regisztrációs rendszert saját igényeire szabhatja a felhasználó. Szabadon összeválogathatóak a felhasználni kívánt modulok extra költség vagy az előre meghatározott modulcsomagok kötöttsége nélkül, a könnyű átláthatóság érdekében. Röviden ismertetjük az egyes modulok legfontosabb tulajdonságait is.
Konferencia regisztrációs lehetőségek
A konferenciák regisztrációjánál több lehetőség közül is választhatnak a szervezők. A klasszikus változatot az e-mailes regisztráció jelenti, amelynek keretében a rendezvényre történő regisztráció, az információk átadása levelezés formájában történik, amelynek a kezelése, az adatok feldolgozása nem csekély időt igényel. Továbbá, miután az információk több felületen találhatók, így nagy a hibalehetőség is. A konferencia szervezői az esemény honlapján elhelyezhetnek regisztrációs űrlapot is, ahol megtörténhet a jelentkezés. Ám a fizetésre, az absztraktok benyújtására, az egyéb, konferenciával kapcsolatos teendők kezelésére (pl. szállás, transzfer) viszont nem alkalmas ez a felület. Az online szoftver használata kétségkívül a legkényelmesebb és legtöbb opcióval rendelkező megoldás, hiszen képes arra, hogy kezelje a fizetéseket, körlevelet küldjön, adatbázisként funkcionáljon, sőt az előadások, absztraktok benyújtását is lehetővé teszi.
A ConfWare regisztrációs rendszer előnyei
- – Bármilyen típusú konferencia szervezéséhez alkalmazható. A szervezők összeválogathatják az esemény típusához illő modulokat. Egész más igényeket támaszt ugyanis egy tudományos vagy szakmai konferencia, mint egy workshop vagy termékbemutató.
- – Egyszerű regisztráció a résztvevők számára is. A regisztrációs rendszer a vendégek, előadók regisztrációját is megkönnyíti: nem kell több különböző platformot vagy weboldalt használniuk a regisztrációhoz, a díjfizetéshez, vagy a dokumentumok beadásához. Minden egy helyen történik, így számukra is könnyen átlátható és gördülékeny a folyamat.
- – Egyénre szabható regisztrációs díjak. A szervezők meghatározhatják, milyen különböző kedvezményeket kínálnak (pl. fiataloknak, nyugdíjasoknak, VIP résztvevőknek), vagy éppen kuponkóddal adnak árengedményt.
- – Egyszerű az adatok összegyűjtése. Egyetlen felületen átlátható a konferenciával kapcsolatos összes adat. Az adatbázisból egyetlen kattintással exportálhatóak az adatok egy excel táblázatba, ahol szűrő segítségével egyszerű a keresés is.
- – Kezeli a valutákat. Nemzetközi konferenciánál előny, hogy a regisztrációs szoftver kezeli a valutákat is, így senkinek nem kell pénzváltással bajlódnia. A külföldi résztvevők számára további könnyebbség, hogy angol nyelven is elérhető.
A Confware moduláris felépítése
01
Regisztrációs modul
A sikeres rendezvény kulcsa a sokoldalú, felhasználói igényekre szabott online regisztrációs rendszer, melyben egy helyen kezelhető minden adat, folyamatosan nyomon követhetők a regisztrációs díjak.Regisztrációs modul főbb jellemzői:
- - személyes és szakmai adatok bekérése az eseményre szabottan
- - étkezési szokások / diéták felmérése a magas szintű vendéglátás támogatására
- - mozgásukban korlátozott résztvevők előre jelezhetik asszisztencia igényüket
- - egyedileg beállítható résztvevői kategóriák
- - konfigurálható regisztrációs díjak és időszakok
- - kódhoz rendelhető regisztrációs kategóriák
- - könnyen kezelhető egyéni kedvezmények
- - egyedi azonosítás QR kód segítségével a helyszíni regisztráció könnyítésére
- - rugalmas adminisztrátori jogosultság kezelés
02
Résztvevői kategória modul
Az egyes résztvevői csoportokhoz különféle felhasználói felületet lehet létrehozni, melyek eltérhetnek nyelvben, valutában, árakban, választható programokban.Résztvevői kategória modul főbb jellemzői:
- - a rendezvényen alkalmazott modulok közül kiválaszthatóak, hogy az adott résztvevői kategória milyen felületeket láthat
- - kiemelt, meghívott vendégek számára elkülönített felületet lehet létrehozni
- - kiállítók és szponzorok részére jelentkezési felület alakítható ki
03
Absztraktbenyújtó modul
Tudományos rendezvényeken az előadások rövid összefoglalóinak benyújtására szolgáló modul. Segítségével a résztvevők könnyedén feltölthetik absztraktjaikat ugyanabba a rendszerbe, ahol regisztrálnak.Absztraktbenyújtó modul főbb jellemzői:
- - konfigurálható előadás típusok
- - egyedileg beállítható témakörök
- - a benyújtható absztraktok száma korlátozható
- - a fájl feltöltéses vagy szövegkitöltéses benyújtása
- - automatikus visszaigazoló e-mail a sikeres feltöltést követően
- - feltölthető absztrakt és teljes cikk is
- - lehetőség a prezentációs eszközigény felmérésére
- - a résztvevő nyomon követheti absztraktja státuszát
- - absztraktkötet és szerzőindex készítés lehetősége
04
Absztraktbírálati modul
Ebben a modulban a tudományos absztraktok bírálói kényelmesen, egyszerűen bírálhatják el a benyújtott absztraktokat.Absztraktbírálati modul főbb jellemzői:
- - bírálók és bírálói csoportok elődefiniálása
- - egyedi bírálati szempontok felvétele
- - bírálati érték és pontszám egyaránt adható
- - döntnöki joggal megkülönböztethető a végső döntést hozó bíráló
- - vak bírálati lehetőségek
- - a bíráló döntése alapján a bírált absztrakt áthelyezhető másik csoportba, témába
- - a bírálati eredményekről körlevélen keresztül, a rendszerben kiértesíthetők a résztvevők
- - a bírálók megjegyzést hagyhatnak a szerzők számára
- - a bírálatok üteme követhető az adminisztrátor számára is
05
Programszerkesztő modul
Hatékony és gyors, precíz programösszeállítás a rendszerben tárolt előadásadatok felhasználásával.Programszerkesztő modul főbb jellemzői:
- - időtábla elemek: dátum, időpont, terem, üléselnökök
- - események felvétele közvetlenül az adattáblából vagy beírással
- - egyszerű sorrend módosítás
- - automatikus időkeret ellenőrzés
- - többféle formátumba exportálható a kész program
- - teremsoros vagy idősoros sorrend választás
6
Virtuális konferencia modul
A ConfWare-el mind online, mind hibrid konferenciák is megvalósíthatóak, így a résztvevőknek egyetlen platformot kell használniuk a regisztrációtól az absztrakt benyújtáson át az online közvetített előadások megtekintéséig.Virtuális konferencia modul főbb jellemzői:
- - a regisztrációs felületről közvetlenül elérhetők az online konferencia előadásai
- - az előadások elérési linkjei előre rögzíthetők a rendszerben
- - minden virtuális szekcióhoz egyedi jogosultságok állíthatók be
- - a konferencia regisztrált résztvevői saját ConfWare fiókjukból érik el a virtuális szekciókat
7
Fizetési modul
A résztvevők egyszerűen, gördülékenyen használhatják a fizetési felületet, míg a szervezők könnyen nyomon követhetik bevételeik alakulását.Fizetési modul főbb jellemzői:
- - rugalmas fizetési módok (átutalás, bankkártyás fizetés)
- - többféle devizanem is használható, akár egyszerre is
- - letölthető proforma számla és rendelés összesítés
- - adószám ellenőrzés (EU-n belül + UK)
- - Számlázz.hu csatlakozási lehetőség
- - PayPal fizetési kapu integráció
- - Simple Pay fizetési kapu integráció
- - CIB fizetési kapu integráció
- - Barion fizetési kapu integráció
- - egyéb számlázó rendszerek vagy fizetési kapuk integrációja egyéni fejlesztésként kivitelezhető
8
Körlevél készítő modul
Névre szóló, ugyanakkor tömeges levelezést biztosít a szervezők és a résztvevők között a gördülékenyebb kommunikáció érdekében.Körlevél készítő modul főbb jellemzői:
- - személyre szóló körlevelek a regisztráltak számára
- - választható címzettek (fizetett résztvevők, nem fizetett résztvevők stb.)
- - bírálati eredményekről személyre szóló értesítés
- - utólag született bírálati eredményekről a rendszer külön értesíti az érintetteket
- - a rendszer megőrzi a kiküldött levelek egy-egy másolatát
- - automatikus visszaigazolások küldhetők adott regisztrációs eseményekről (profil létrehozása, absztrakt feltöltése stb.)
9
Társasági programok, kurzusok modul
Kísérőprogramok, kurzusok, workshopok társíthatóak a fő rendezvényhez a modul segítségével, mely hatékonyan támogatja a sokrétű események szervezését.Társasági programok, kurzusok modul főbb jellemzői:
- - korlátlan számú társasági program vagy kurzus hozható létre
- - program leírás időpont és helyszín megjelöléssel, képpel
- - a társasági programok önállóan is értékesíthetőek
- - részvételi díjban foglalt és külön fizetendő programok kezelése
- - programrésztvevők egyszerű listázása
10
Szállásfoglalás modul
Megjeleníthetők a foglalható szobatípusok, valamint zökkenőmentes szobafoglalási folyamat biztosítható a résztvevőknek.Szállásfoglalás modul főbb jellemzői:
- - képpel és térképpel ellátott szállás bemutatók
- - több szálláshely különféle szobatípusai egy helyen kezelhetők
- - szoba tulajdonságok megjelenítése
- - szobatípusonként beállítható foglalási időintervallum, napi ár vagy letét beállítása
- - résztvevői kategóriánként beállítható árak és pénznemek
- - szobamegosztás a résztvevők között
- - automatikus és adminisztrátori szobatárskezelés
- - kontingens definiálás a túlfoglalás megelőzésére
- - kézi, illetve automatikus szobatípus lezárási lehetőség (kontingens kezelés)
- - a foglalások listákban összesíthetőek
- - fizetés a platformon keresztül
11
Transzfer modul
Teljeskörű szolgáltatást nyújtó szervezetek számára ideális megoldást kínál a vendégek utaztatásának szervezéséhez.Transzfer modul főbb jellemzői:
- - elődefiniálható elérhető transzferek
- - érkezési idő és járatszám rögzítés
- - letölthető transzferlista
12
Ebéd modul
A szervezők által biztosított, de regisztrációs díjon felül értékesített étkezések menedzseléséhez kialakított modul.Ebéd modul főbb jellemzői:
- - többféle ebédopció
- - napi bontású étkezési listák
- - választható diéták (normál, vegetáriánus, gluténérzékeny stb.) alapján sorolható étkezési tételek
- - részvételi díjban foglalt és külön fizetendő étkezések kezelése
13
Admin modul
A szervezők közreműködésének szintjét, a hozzáférések szabályozását szolgáló modul.Admin modul főbb jellemzői:
- - korlátlan számú adminisztrátori fiók létrehozható
- - a hozzáférések egyedileg szabályozhatók, így minden adminisztrátor csak a hozzárendelt adatokat kezelheti
- - segítségével szükség esetén a szervezőpartnerek is bevonhatók
14
Magyarázatok modul
A rendszer számos pontján elhelyezhetők kiegészítő szövegek, melyek segítik a résztvevők tájékozódását, informálását.Magyarázatok modul főbb jellemzői:
- - az egyes modulok felületén saját szövegek helyezhetők el
- - alapvető formázási lehetőségek
- - bármikor változtathatóak a rendszer használata közben
