Egy tudományos konferencián számos, kisebb-nagyobb dologra kell odafigyelnünk egyszerre. Biztosítanunk kell a résztvevők regisztrációját, a díjak gördülékeny fizetését, az előadók szakmai munkáinak feltöltését, nem beszélve az esemény problémamentes lebonyolításáról. Mindehhez hathatós segítséget nyújthat néhány digitális megoldás, melyek a szervezést még hatékonyabbá tehetik. Melyek egy tudományos konferencia sajátosságai, és hogyan illeszkedhet hozzá az informatikai háttér? Cikkünkben bemutatjuk!
Eligazodás a tudományos konferenciák útvesztőiben
Mi a tudományos konferencia?
A tudományos konferencia egy olyan találkozó, ahol a kutatók bemutatják a területükön elért legújabb eredményeiket egymásnak.
A tudományos konferencia abban különbözik más, hasonló rendezvényektől, hogy teret ad az egyéni kutatások, szakmai tanulmányok bemutatásának. Épp ezért a felépítése is összetett; általában az alábbiakból áll:
- Absztraktok előzetes benyújtása, és elbírálása
- Tudományos előadások és poszterek bemutatása a konferencia során
- Kerekasztal-beszélgetések, workshop, panelbeszélgetések, versenyek, stb.
A tudományos rendezvények szerepe és célja
Egy tudományos konferencián különféle szekciókban vitathatják meg a szakértők, kutatók területük legfrissebb kutatási eredményeit. A rajta való részvétel akár karrierünk következő, nagy előrelépését is előkészítheti.
Miért érdemes részt venni rajta? Ez az egyéni céloknak megfelelően változhat. A tudományos konferenciákon való részvétel lehetővé teszi a kutatók, vagy akár posztdoktorális kutatók, PhD hallgatók számára, hogy aktívan részt vegyenek a tudományos közösségben, megoszthassák és kiterjesszék tudásukat, visszajelzést kapjanak munkájukról, szakmailag fejlődjenek. Lehetőséget biztosítanak az új kapcsolatok kiépítésére, meglévő kapcsolatok megerősítésére, együttműködési lehetőségek keresésére.
Emellett számos konferencia lehetőséget kínál a kutatások publikálására, mint például konferenciakiadvány, szakmai folyóiratcikk formájában. A nemzetközi jelleg, pedig alkalmat nyújt arra, hogy a résztvevők betekintést nyerjenek a nemzetközi trendekbe.
A tudományos előadás típusai
Mi jellemzi az egyes típusokat?
A tudományos előadások a céljaik, méretük, struktúrájuk és tematikájuk alapján különbözőek – viszont ezek gyakran kombinálhatóak, egyetlen konferencián belül is. Összegyűjtöttük, melyek az egyes típusok legfontosabb ismertetőjegyei.
Plenáris előadás
A plenáris előadást (nevezik még keynote előadásnak is) úgy helyezik el a konferencia programban, hogy az összes résztvevő meghallgathassa, és általában a rendezvény egyik kiemelt, központi eseménye. Ezeket az előadásokat a szakmájukban elismert, tapasztalt szakértők tartják. Mivel a plenáris előadásokat széles közönség számára tartják, ezért általános érdeklődésre számot tartó témákat érintenek, és nem szükségszerűen specializáltak, és gyakran hosszabb ideig tartanak.
Előadás
A tudományos konferenciák egyik alapvető eleme. Az előadás szóban zajlik és általában az egy témakörbe tartozó előadásokból szekciót szervez a programbizottság. A szóbeli előadás komolyabb felkészülést, kiváló nyelvtudást és jó prezentációs készségeket igényel. A szóbeli előadás során szélesebb közönséghez juthatnak el az új eredmények, ezáltal a későbbi kapcsolatépítésre is több lehetőség nyílhat.
Poszter szekció
A tudományos konferenciáknak népszerű és gyakori eleme. Ebben az esetben a résztvevők egy tudományos poszteren keresztül mutatják be kutatási eredményeiket. Egy ilyen szakmai előadás olyan kapcsolatok kialakulását, finanszírozási lehetőségek felbukkanását rejti magában, amelyek révén a kutatók karrierjükben is előbbre léphetnek.
Workshop
A workshopok a tudományos konferenciák fontos alkotóelemei, amelyeknek célja az ismeretek elmélyítése, gyakorlati tapasztalatok szerzése és a résztvevők aktív bevonása. Sok konferenciának egy önálló egysége, de külön is megszervezhető.
Interaktív, gyakran kisebb csoportos eseményt jelent, ahol a résztvevők egy specifikus kérdéssel, problémával, technikával vagy módszerrel foglalkoznak. Míg az előadások gyakran elméleti vagy kutatási eredmények bemutatására összpontosítanak, a workshopok gyakorlatiasabbak, amelyek során a résztvevők konkrét képességeket, technikákat vagy módszereket sajátíthatnak el.
Szimpózium
A szimpóziumon jellemzően több előadó mutat be az adott témához kapcsolódó előadásokat, amelyet gyakran panelbeszélgetés vagy vita követ, ahol a résztvevők interaktívan részt vehetnek a beszélgetésben. A szimpózium célja általában az, hogy mélyebben feltárja és megvitassa az adott témát különböző perspektívákból.
Panelbeszélgetés
A tudományos konferenciákon a panelbeszélgetések (vagy más néven kerekasztal-beszélgetések) lehetőséget kínálnak az érdeklődőknek, hogy közvetlenül beszéljenek a szakértőkkel, feltehessék nekik a kérdéseiket, jobban megértsék az adott témát. Ezek a panelbeszélgetések gyakran kiegészítik az egyéni előadásokat és elősegítik a résztvevők közötti párbeszédet. Néhány panelbeszélgetés előre meghatározott téma köré szerveződik, míg mások informálisabbak lehetnek. A panelbeszélgetéseknél szinte mindig van egy moderátor, az adott terület(ek) neves szaktekintélyei mellett. A cél egyfajta konszenzus, átfogó látásmód kialakítása az esemény végére a tárgyalt témáról.
Webinár
Az online konferencia lehetővé teszi, hogy a rendezvényre a bárhonnan a világból csatlakozzanak az érdeklődők, rugalmasan hozzáilleszthessék napi programjaikhoz. A webináriumokat jellemzően rögzítik, így a felvételeket később is visszanézhetőek. A szervezők számára előnyt jelent, hogy költséghatékonyabban, és gyorsabban megszervezhető. Az online esemény keretében sor kerülhet előadásra, panelbeszélgetésekre is, és a webináriumi forma lehetővé teszi a regisztráltak számára az aktív részvételt is.
A szekciók jelentősége
A tudományos konferenciák programját általában szekciókba szervezik, hogy könnyebben áttekinthetőek legyenek a bemutatott kutatási témák és előadások. A konferenciák lehetnek egy- és párhuzamos szekciósok is, amelyek a program struktúrájára utalnak: hogyan osztják meg az előadásokat és bemutatókat különféle témakörök és munkamenetek szerint és zajlanak-e párhuzamosan előadások.
Az egyszekciós konferencia esetében egyszerre csak egy munkamenet, illetve előadássorozat történik. Minden résztvevő ugyanazt a programot követi, és nincs lehetőség választani különböző párhuzamos munkamenetek között. Ezek a rendezvények általában kisebbek, illetve egy specifikus témára fókuszálnak, ahol az összes előadás és beszélgetés azonos témakört érint.
A párhuzamos szekciós konferenciákon több munkamenet vagy előadássorozat van, amelyek különböző témákra fókuszálnak és ezek (vagy egy részük) egy időben zajlanak. A résztvevőknek lehetőségük van választani, melyik szekcióban vesznek részt egy adott időpontban. Ezek a konferenciák általában nagyobbak és szélesebb témakört ölelnek fel. A résztvevők személyre szabhatják a programjukat az érdeklődési körüknek megfelelően.
Hogyan segítik a digitális megoldások a tudományos konferenciák szervezését és lebonyolítását?
Ma már nincsen konferencia egy technikailag is megfelelően felszerelt rendezvényhelyszín nélkül. Milyen digitális eszközökre van szükség egy igazán modern tudományos rendezvényhez?
- Audiovizuális berendezések: a hibátlanul működő hangszórók, képernyők, mikrofonok, projektorok és hangrendszerek a tiszta és zavartalan kommunikáció élményét nyújtják a résztvevők számára.
- Prezentációs technológia: a legjobb, ha az előadók szabványos formátumokat (ppt, PDF) használnak az előadásukhoz. Fontos, hogy a berendezéseinkkel kompatibilisek legyenek az előadandó anyagok.
- Konferenciaszervező regisztrációs szoftver: Ez a megoldás támogatást nyújt a regisztrációtól kezdve a díjak befizetésén át, a programok szervezéséig, a tudományos anyagok feltöltéséig minden fontos lépésnél.
- Élő közvetítési lehetőség: dönthetünk úgy, hogy hibrid formában szervezzük meg a konferenciát, azaz aki nem tud élőben jelen lenni, az online formában követheti az eseményeket. Ehhez azonban szükséges megteremteni a technikai feltételeket, ami többletköltséggel is járhat.
Digitális poszter megoldások
A tudományos poszterek elhelyezése egy konferencián kulcsfontosságú, hogy a résztvevők könnyen hozzáférjenek és megtekinthessék azokat. A poszterek hatékony elrendezése elősegíti az információk átadását és a kutatások eredményeinek bemutatását.
A poszterek kiállításakor fontos, hogy elegendő hely legyen közöttük. A poszterek sorszámozása és a címek jól látható elhelyezése segít a résztvevőknek abban, hogy könnyen megtalálják a számukra érdekes témákat. Érdemes külön időpontokat feltüntetni a programban, amikor az előadók személyesen is bemutathatják az érdeklődőknek a poszter tartalmát, válaszolhatnak a kérdésekre.
Az utólag visszanézhető anyagok biztosítása
Egy tudományos konferencia több mint néhány előadás, amely később a feledés homályába vész. Ezért elengedhetetlen a visszanézhető absztraktok, prezentációk biztosítása is, amelyet ma már elektronikus módon kapnak meg a résztvevők (amit később gyakran le is tölthetnek).
Hogyan segíti a tudományos konferencia szervezését a ConfWare szoftver?
Ha szeretnénk egyszerűbbé, áttekinthetőbbé és hatékonyabbá tenni a konferenciaszervezést, ebben a ConfWare nagy segítségünkre lehet. A ConfWare konferencia regisztrációs rendszer ugyanis lehetőséget nyújt a tudományos absztraktok, poszterek feltöltésére, és egyetlen felületen történő elbírálásukra is. Mindössze pár kattintással elvégezhető a feladatkiosztás: könnyedén átláthatóvá tehető a bírálóknak, hogy hány tudományos posztert, absztraktot kell elbírálniuk, a határidőkkel együtt. Szervezőként lehetőségünk van nyomon követni a bírálati folyamatok állását, a végső minősítéseket, és az előadókat azonnal értesíteni a végeredményről. Így az adminisztráció is sokkal egyszerűbbé, dinamikusabbá válhat, hiszen minden adat egy felületen megtalálható.
A moduláris felépítésű ConfWare szoftver tartalmát a konferencia igényeihez kapcsolódva módosíthatjuk. Így kibővíthetjük a szállásfoglalás, körlevélkészítés vagy akár a virtuális konferencia modullal is.
