Minden sikeres konferencia kulcsa a megfelelő rendezvényszervezés. Ennek jól meghatározható lépései vannak, melyek elengedhetetlenek ahhoz, hogy minden megfelelően működjön az esemény napján. Betartásukkal ugyanis elkerülhetjük, hogy kifussunk a büdzséből, probléma adódjon a regisztrációnál, a szervezőcsapatunk túlterhelődjön, vagy épp túl kevesen jelenjenek meg rendezvényünkön. Cikkünkben bemutatjuk a leggyakoribb kihívásokat a konferenciaszervezés során, illetve hogyan tudja egy jó megválasztott konferenciaszervező szoftver megkönnyíteni a munkánkat.
Milyen kihívásokat jelenthet egy konferencia megszervezése?
Kifutunk az időből
Egy előadó hirtelen lebetegedett, de nincs helyettese? Mégsem lesz aznapra catering? Ezek a helyzetek könnyen okozhatják azt, hogy még az esemény napjára is marad szervezési feladat.
Kifutunk a büdzséből
Minden szép és jó, csak épp valamire már nem maradt pénz. Szervezés nélkül könnyen előfordulhat, hogy önerőből, hatalmas költségen kell biztosítani valamit.
Nem sikerül elég izgalmas szakmai programot összeállítani
Az aktualitásokat bemutató, interaktív, akár a saját tapasztalatokra is apelláló, szemléletes programtervezet minden esetben a sikeres konferencia kulcsa.
A helyszínt csak jó idő esetére biztosítottuk
Fontos, hogy esőnap esetére is legyen egy alkalmas helyszínünk, ahol minden technikai feltétel adott. A siker érdekében nem bízhatjuk az időjárásra programunk sikerét.
Elmaradó érdeklődés
Promotálás nélkül előfordulhat, hogy mind az előadók, mind a vendégek száma alulmúlja majd várakozásainkat. Ezt egy előre meghatározott marketingstratégiával elkerülhetjük.
Problémás technikai megoldások
Gyenge a hangosítás? Nem lehet távolról becsatlakozni a programba? Ezek mind-mind sikertelenné tehetnek egy más szempontokból tökéletesen megszervezett rendezvényt is.
A rendezvényszervezés lépései, melyeket nem érdemes megspórolni
1. Mindennek az alapja az alapos tervezés
A cél természetesen az, hogy minél többen jöjjenek el a konferenciára. Ehhez azonban nélkülözhetetlen a tudatos tervezés, és egy működőképes hirdetési stratégia. Mit érdemes ehhez felmérni?
- Az ötlet fontossága és egyedisége. Ha tudjuk, kiket szeretnénk a konferencián látni, akkor egyszerűbb azt is kitalálni, hogyan nyerhetjük meg őket.
- Kockázatok. Melyek az előnyei és a lehetséges hátrányai a tervezett konferenciánknak? Biztos, hogy anyagilag kifizetődik majd? Mennyire releváns, különleges a mondanivalónk? Tudunk esetleg szponzorokat szerezni hozzá?
- A célközönség és az elérhetőségük. Ha tudjuk, melyik platformokon érjük el a célközönségünket, akkor már gördülékenyebb az eseményre egy landing oldal, vagy egy mobil app létrehozása is.
2. A program megszervezése
A legfontosabb lépés, hogy meghatározzuk: miről is fog szólni a konferencia? Mindennek ez lesz az alapja, hiszen ezek alapján választjuk ki az előadókat, a helyszínt és az előadásokat is. Egy piackutatással érdemes kezdenünk, mely az adott aktualitásokat veszi górcső alá az adott szakmában. Ami pedig a konferencia formátumát illeti, vannak kisebb, de nagyobb rendezvények is. A rendezvény típusától függően tervezhetünk például szemináriumot, kongresszust, workshopot, konferenciát.
3. Büdzsé
Ha megvan a téma, következhet a dolgok gyakorlatias része: a pénzügyi tervezés. Ehhez azt kell pontosan látnunk, hogy a programok, a vendéglátás költségei (étkeztetés, elszállásolás, az előadók útiköltségének átvállalása stb.), az előadók napidíja, a helyszínbérlés, valamint az eseményt övező marketing mennyibe fog kerülni. Ez segít majd abban is, hogy ne költekezzünk túl, és megalapozottabbak legyenek az eseménnyel kapcsolatos döntéseink.
4. A dátum és a helyszín kiválasztása
A helyszín keresésnél a leglényegesebb szempontok, melyeket érdemes szem előtt tartanunk, az alábbiak:
- Egyszerű megközelíthetőség: legyen a közelben parkolási lehetőség, és tömegközlekedés is.
- Felszereltség: a modern, az esemény stílusával összhangot alkotó helyszín elengedhetetlen a látványos prezentációkhoz.
- Szállás: lehetőleg legyen a közelben, ne kelljen túl sokat utazni ehhez az érintett résztvevőknek.
- A konferencia résztvevőinek száma: fontos, hogy mindannyian kényelmesen elférjek az előadótermekben az előadásokon, legyen hely mindenkinek.
Mindezek ismeretében már könnyebb lesz kijelölni egy időpontot is, amely a meghívott előadóknak is megfelelő.
5. A szervezőcsapat összeállítása
Számos rendezvény megszervezésének az egyik legfőbb hibája, hogy túl nagy felelősség szakad túl kevés emberre – ezért valami nem készül el időre, vagy nem lesz megfelelő a minősége. Ezért delegáljuk az adott részterületek szakértőinek a feladatokat, így a technikai támogatást, a logisztikát, a marketinget, a helyszíni koordinációt, a cateringet vagy épp az adminisztráció felügyeletét. A megfelelő szolgáltatókat megbízva biztosabbak lehetünk benne: minden fontos részlet a helyén lesz az esemény kezdetére!
6. A konferencia lelke: az előadói repertoár
Előadóknak kizárólag azokat hívjuk meg, akikről tudjuk: a téma avatott, lebilincselő szakértői, akik nemcsak kutatóként, de előadóként is kiemelkedőek. Máskülönben valami érezhetően hiányozni fog a résztvevőknek is, mely konferenciánk sikerére, későbbi megítélésére is hatással lehet.
7. A határidők meghatározása
A rendezvény előtt nemcsak a konferencia időtartamát és a megrendezés időpontját kell tudnunk jól megválasztani. Többek között az absztraktok beérkezésének határidejét, az elbírálásukat, továbbá az esemény programját, az étkezésekre szánt időt is világosan kell kommunikálni résztvevőink számára.
8. Az eszközigény feltérképezése
Projektorok, laptopok, tabletek, hangosítás, az esemény esetleges felvételéhez kamera: csak néhány dolog, melyre szinte biztosan szükségünk lesz egy élő konferencián. Ezeket mind-mind előre fontos megnéznünk, hogy rendelkezésünkre állnak-e az előadóteremben, és megfelelően tudjuk-e őket csatlakoztatni.
8+1 Erre figyeljünk különösen, ha webináriumot szervezünk
Amennyiben virtuálisan is lehet csatlakozni majd eseményünkre; esetleg teljesen online tervezzük az egészet, az némileg más kereteket ad a konferenciánknak. Ilyenkor talán még fontosabb odafigyelnünk arra, hogy kellően dinamikus legyen az előadások menete, hiszen egy számítógép előtt ülve mindenkinek a figyelmét nehezebb lekötni. Emellett a zavaró háttérzajok kizárását, a megfelelő szoftverek, eszközök beszerzését is meg kell tudnunk oldani. Azzal is számolnunk kell, hogy nem mindenhol ugyanolyan jó az internetkapcsolat, és igyekezzünk olyan platformon megtartani a rendezvényt, amely minőségében is passzol az eseményhez.
A sikeres rendezvényhez ezek is hozzátartoznak
Milyen feladatokra érdemes figyelni a rendezvény során?
Egy konferencia többről szól annál, mint egymás után összezsúfolt beszédek és szemináriumok tömkelege. Sokkal inkább egy okosan megszervezett, de emberi léptékű menetrendet kell követnie. A programok közötti holtidők ötletes kitöltése mellett fontos a rendszeres szünetek beiktatása, az ebéd-és kávészünetek, frissítők és kikapcsolódási lehetőségek biztosítása is.
Teendők, melyek nem maradhatnak el a konferencia után
Az egyik első és legfontosabb dolog a visszajelzés kérése, miután lezajlott konferenciánk. Így képet kaphatunk arról, elégedettek voltak-e a résztvevők, észleltek-e bárhol fennakadást, amely hasznos útmutatóul szolgálhat számunkra a jövőbeni konferenciák szervezésekor. A fejlődési lehetőségek pontosabb feltérképezését segítheti egy kérdőív. Ennek kiértékelése mellett az előadók és a résztvevők számára történő számlázás, elszámolás is az utómunka fontos része.
Milyen előnyt jelenthet a szoftver a rendezvényszervezés során?
A rendezvény lebonyolítása nagyban leegyszerűsödhet, nyomtatási és adminisztrációs költségeink pedig jócskán csökkenhetnek egy konferenciaszervező szoftver révén. A rengeteg feladatot, és a számos résztvevő összes adatát, igényét ugyanis szinte lehetetlen manuálisan, vagy pusztán Excel-táblázatokban vezetni. A jegyértékesítés, az absztraktok benyújtása, a regisztráció, sőt: akár a szállásfoglalás is elintézhetővé válik egy-egy ilyen platformon. Így nem kell egyszerre több, eltérő szoftvert kezelnünk, vagy több különböző applikációt letöltetnünk a résztvevőkkel: egy konferenciaszervező modullal mindent egy helyen tudhatunk.
Így segítheti a szervezést a ConfWare konferenciaszervező szoftver
Ahhoz, hogy átláthassuk a konferenciaszervezés aktuális állapotát, gyorsan reagálhassunk a felmerülő problémákra, fontos az átlátható információtárolás. Ez a ConfWare szoftverében megvalósul – és még ennél is több!
Ugyanis a szoftver tökéletesen személyre szabható: 12 modulja közül mindig kiválaszthatjuk, amelyikre aktuálisan szükségünk van. A szoftver révén – többek között – az alábbi feladatok válnak egyszerűbbé:
- Regisztráció és adminisztráció. Nem kell több különböző platformot vagy weboldalt használniuk a résztvevőknek regisztrációhoz, a díjfizetéshez, vagy a dokumentumok beadásához. Minden egy helyen történik, így számukra is könnyen átlátható és gördülékeny a folyamat. Egyúttal csökken az adminisztrációra fordított időt, hiszen az összes, konferenciával kapcsolatos adat egyetlen felületen található, így az adatbázisban a keresés is gyors és egyszerű.
- A folyamatok nyomon követése. A feladatkiosztások, a határidők, a bírálatok, a minősítések is átláthatóak a szervezők számára azonnal egy ilyen program révén.
- Fizetés – mivel problémamentesen összekapcsolható más rendszerekkel is, a fizetési kaput (PayPal, CIB, Barion, Simple Pay) és a fizetési módot (bankkártya, átutalás) is integrálhatjuk a ConfWare-hez. Emellett, ha például olyan fizetési kaput használunk, vagy éppen számlázórendszert, melyek nincsenek integrálva a rendszerbe, egyéni fejlesztésként ezek is kiviteleztethetőek.
E sokoldalú programnak pedig a kezelése sem bonyolult: a szoftvert direkt úgy alkották meg tervezői, hogy felhasználóbarát legyen. Így gyorsan és hatékonyan láthatjuk át az egész rendszert – mindezt a tudattal, hogy az esemény minden adata egy helyen, biztonságosan elérhető.
