Körlevél készítő modul

Home Modulok Körlevél készítő modul

Egyes feladatok automatizációja komoly időmegtakarítást jelent a konferencia szervezőknek. Az egyik ilyen a különböző e-mailek küldése a résztvevők számára. A ConfWare szoftver több, mint 12 modulból épül fel, amelyek egyike a körlevél készítő modul. Előnye, hogy névre szóló, ugyanakkor tömeges levelezést biztosít a szervezők és a résztvevők között a gördülékenyebb kommunikáció érdekében.

Miért fontos az e-mail küldések automatizációja?

Konferencia szervezés során több olyan helyzet is adódik, amikor e-maileket kell küldeni a résztvevőknek. Elég csak arra gondolni, hogy amikor regisztrálnak a rendezvényre, egy megerősítést mindenképp elvárnak, mint ahogy a tudományos absztraktok feltöltéséről, illetve az elbírálás eredményéről is szükséges tájékoztatni az érintetteket. Emellett előfordulhat olyan helyzet is, hogy figyelmeztető leveleket szükséges küldeni a résztvevőknek, legyen szó a fizetés elmulasztásáról, vagy épp az absztrakt feltöltési határidő közeledtéről. Ha mindezt manuálisan kell elvégezni, egy több száz fős konferencia esetén ez komoly időt igényel, nem beszélve arról, hogy a hibázás kockázatával is számolni kell.

A körlevél automatizációval ezt a problémát áthidalhatjuk. A tömeges e-mailek létrehozása és küldése ugyanis azt a célt szolgálja, hogy hatékonyabbá tegye a kommunikációt, csökkentse az emberi hiba lehetőségét, és időt takarítson meg azzal, hogy automatizálja azokat a feladatokat, amelyeket egyébként manuálisan kellene elvégezni.

Milyen előnyöket nyújt a körlevél készítő modul?

Időt lehet vele megtakarítani

A körlevél automatizációval időt takaríthatunk meg a konferenciák szervezése során, és ezáltal több idő marad a szervezési feladatokra.

Tömeges kiküldés

A körlevelek elküldése, nyomon követése és kezelése automatizált, így nem kell manuálisan foglalkoznunk minden egyes e-maillel. Mivel egyszerre nagy mennyiségű e-mailt tudunk elküldeni, csökken a szükséges munka és idő mennyisége.

Automatikus visszaigazolások

Automatikus válaszokat és visszaigazolásokat tudunk beállítani, így nem kell egyesével foglalkoznunk minden egyes válasszal. Egyrészt komoly időt spórolunk meg ezzel a funkcióval, másrészt a résztvevők azonnali visszajelzést kapnak, bármilyen regisztrációs eseményről is van szó, ami növeli az elégedettségüket, javítja a rendezvény pozitív megítélését.

Az automatizációval csökkentjük az emberi hibák lehetőségét, mint például az elfelejtett visszaigazolásokat, vagy a téves címzést.

E-mail minták írása

Előre megírhatjuk az e-mail template-ket a körlevelekhez, amiket elmenthetünk, így nem kell azokat újra elkészíteni.

Körlevél típusok

A modullal kétféle körlevél típust tudunk létrehozni. Az egyik a sima körlevél típus, amellyel valamilyen témában tudunk levelet küldeni a résztvevőknek, regisztráltaknak, a másik körlevél típus a rendszerbe feltöltött tudományos absztraktok bírálati eredményére vonatkozik.

Beállíthatjuk, hogy a levél el legyen mentve a rendszerben, illetve mivel a rendszer nyomon követi, kik kaptak értesítést és ki nem, így nem fordulhat elő, hogy ugyanazt a bírálati értesítő levelet még egyszer megkapja az illető.

Biztosítja a perszonalizációt

A modul lehetővé teszi a címzettek nevének és egyéb információinak beillesztését, így a levelek személyesebbek és célzottabbak lehetnek. Ez a perszonalizáció több ok miatt is fontos a konferencia szervezés során. A személyre szabott üzenetek általában nagyobb figyelmet és érdeklődést váltanak ki, és a résztvevők úgy érezhetik, hogy valóban fontosak számunkra, ami erősíti az elköteleződésüket, illetve aktivitásukat. 

Lehetőségünk van beállítani, hogy milyen körnek küldjük ki az e-mailt. Például beállíthatjuk, hogy csak a VIP résztvevőknek menjen a levél, vagy a normál résztvevőknek, vagy például csak az kapjon emlékeztetőt, aki még nem fizette be a regisztrációs díját.

A körlevél készítő modul főbb jellemzői

  • Személyre szóló körlevelek a regisztráltak számára
  • Választható címzettek (fizetett résztvevők, nem fizetett résztvevők stb.)
  • Bírálati eredményekről személyre szóló értesítés
  • Utólag született bírálati eredményekről a rendszer külön értesíti az érintetteket
  • A rendszer megőrzi a kiküldött levelek egy-egy másolatát
  • Automatikus visszaigazolások küldhetők adott regisztrációs eseményekről (profil létrehozása, absztrakt feltöltése stb.)