online konferencia

A koronavírus-járvány legjava már lezajlott, az online tér jelentősége azonban változatlan maradt. Ám amennyi előnye van egy online konferenciának, legalább annyi feltételnek meg is kell felelnie ahhoz, hogy sikeres legyen. A regisztráció gördülékeny folyamatának, az egyszerű bejelentkezésnek, a hang minőségének, az érdeklődés folyamatos fenntartásának mind-mind stimmelnie kell a résztvevők elégedettségéhez, a tökéletes konferenciaélményhez. Mindebben egy konferencia szervező szoftver nagy segítségünkre lehet. Cikkünkben ezt a kérdéskört járjuk körbe.

Az online konferenciák sajátosságai

A pandémiának vége, az online konferenciákban rejlő potenciálnak nem

A koronavírus járvány gyakorlatilag az online rendezvények tömeges térhódítását, forradalmát hozta magával. A népszerűsége azóta sem csökkent, nem véletlenül. A költségei olcsóbbak, hiszen nem kell termet foglalni, gondoskodni a cateringről, illetve a nyomtatott jegyzetekről. Egyszerűbb elérni vele a célközönséget is, és sokkal többekhez szólhatunk így, mint például egy, a helyszín függvényében bizonyos létszámra korlátozott rendezvényen.

Íme pár tényező, ami az online konferencia oldalára billenti a mérleg nyelvét.

  • Nagyobb elérés: akár távoli országokból, földrészekről is bekapcsolódhatnak a résztvevők – a kommunikáció és a tudás megosztása így szó szerint határtalanná válik.
  • Költséghatékonyság: az online konferenciák általában kevesebbe kerülnek a szervezőknek, mivel nincs szükség fizikai helyszínre, utazásra, étkezésre vagy szállásra.
  • Rugalmas részvétel: A résztvevők jobban beilleszthetik napirendjükbe az eseményt. Akkor nézhetik az előadásokat, amikor nekik megfelelő, különösen akkor, ha az esemény felvételek formájában is elérhető.
  • Környezetbarát: az utazások és a helyszínen használt anyagok (pl. kinyomtatott programfüzet, prezentációs anyagok) csökkenése miatt az online konferenciák kevesebb környezeti terhelést jelentenek.
  • Technológiai integráció: a digitális eszközök, mint például az élő szavazás, a chat és az interaktív kérdések, gördülékenyen integrálhatók az online konferenciákba, így növelve a közönség bevonódását.
  • Gyors visszajelzés: az online platformokon könnyű gyorsan felméréseket vagy értékeléseket készíteni, amelyek azonnali visszajelzést adnak az előadóknak vagy a szervezőknek.
  • Könnyű hozzáférés az anyagokhoz: Az előadások, prezentációk, képek és egyéb anyagok könnyen megoszthatók és letölthetők az online platformokon keresztül.
  • Adatok könnyebb elemzése: miután minden online zajlik, így egyszerűbb statisztikai jelentéseket, riportokat készíteni, akár az aktivitásról, vagy az egyes előadások résztvevőinek számáról van szó.

Azonban nem mindent lehet pótolni egy képernyővel. Ilyenkor lehet jó ötlet a hibrid konferenciák, események megszervezése. Ennek lényege, hogy aki szeretne, az offline módon is részt tud venni a konferencián, aki meg nem tud jelen lenni, az otthonról, vagy az irodájából követi nyomon. Ezzel a konstrukcióval azon érdeklődőket is jobban meg tudjuk fogni, akiknek fontos a személyes kapcsolat kialakítása is.

Mire érdemes figyelni egy online konferencia szervezése során?

A legnagyobb kihívások egy online konferencia szervezésénél

  • A megfelelő platform kiválasztása: néhány ingyenes platform esetében sajnos komoly időkorlátokkal kell számolnunk. Ha egy több órás meetinget tervezünk, választhatunk egy hosszabb meetinget lehetővé tevő programot (pl. Google Meet, Skype), de egy kifejezetten virtuális és hibrid rendezvények számára készült platformot is.
  • A technikai támogatás biztosítása: az esemény során lényeges, hogy az előadók és a résztvevők is könnyen ki-és be tudjanak lépni a platformra, a prezentációkat probléma nélkül lehessen követni, illetve a konferenciát követően minőségi felvételeket biztosítsunk a regisztrálóknak.
  • Fókuszban a gördülékeny információáramlás: lényeges, hogy minden résztvevő tudja, pontosan mikor mi fog történni. Legyen egy programtervünk, amelyet előre megosztunk a résztvevőkkel, illetve világos legyen számukra, mikor és hol tudnak csatlakozni a konferenciához (lehetőleg ez se legyen túl bonyolult). Ha pedig programváltozás van (lemondás, az előadók várható késése stb.), lehetőleg arról se az előadás kezdetén értesítsük a közönséget, az ugyanis nagyban ronthatja a renoménkat. Ha mégis ilyesmi történne, mindenképp ejtsünk szót röviden az okokról.
  • Biztosítani kell a megfelelő interaktivitást: az előadások ideje alatt lehetőséget kell teremteni arra, hogy a résztvevők a kérdéseiket fel tudják tenni. Ennek legkézenfekvőbb módja a chat-ablak, ahol akár egyszerre többen is megoszthatják gondolataikat. Érdemes networking szobát létrehozni, hogy közelebbi szakmai kapcsolatokat alakíthassanak ki, illetve olyan interaktív programokat, mint például szavazásokat, kisebb csoportos beszélgetéseket.
  • Hozzáférhetőség a rendezvény felvételeihez: fontos az esemény jó minőségben történő rögzítése, hogy azt később hozzáférhetővé tudjuk tenni a résztvevőknek.
  • Tudományos konferenciáknál figyelni a sajátosságaira: az esemény jellemzőinek az online platformon is teret kell biztosítani, így például a tudományos konferenciáknál lehetőséget kell adni a poszterek bemutatására.
  • Biztonság biztosítása: az online platformok esetében lényeges, hogy biztonságosak legyenek a külső támadásokkal és a nem kívánt behatolásokkal szemben.

Milyen előnyt nyújtanak a konferenciaszervező szoftverek?

A konferenciaszervező szoftverek nem csak az offline rendezvények szervezését támogathatják, hanem az online eseményekét is. Lássuk, melyek azok a funkciók, amik megkönnyítik az online konferenciák szervezését, lebonyolítását.

  • A szoftverek lehetővé teszik a résztvevők számára az online regisztrációt, és általában jegyértékesítési és fizetési rendszerekkel is rendelkeznek.
  • Az előadások, workshopok és egyéb programok napirendjének és időzítésének kezelése és a programterv közzététele egyszerűbbé válik.
  • Olyan, már beépített interaktív eszközöket tartalmaz – mint például a chat, élő kérdés-válasz szekciók, szavazások vagy csoportos beszélgetések -, amelyek növelik a közönség bevonódását. Sőt, lehetőséget adnak virtuális „networking szobák” kialakítására is.
  • Sok szoftver lehetővé teszi az előadások automatikus vagy manuális rögzítését, így a résztvevők később is megtekinthetik a tartalmat.
  • A szoftverek gyakran lehetőséget kínálnak a szponzorok és kiállítók számára, hogy virtuális standokat hozzanak létre, reklámanyagaikat bemutassák.
  • Olyan biztonsági funkciókat kínálnak, mint például jelszavas védelem, titkosítás, vagy kétfaktoros hitelesítés, hogy biztosítsa az esemény adatvédelmét és a résztvevők információinak védelmét.
  • Az adatok a szervezők számára egyszerűen kinyerhetők a szoftverből, így a jelentések is gyorsan elkészíthetőek, ami segítségünkre lehet az értékelésben és a jövőbeli események tervezésében.
  • Sok konferenciaszervező szoftver gördülékenyen integrálódik más eszközökkel és platformokkal, mint például a közösségi média, e-mail marketing eszközök vagy CRM rendszerek, kártyás fizetési és streaming platformok.

Hogyan segíti az online konferencia szervezését a ConfWare szoftver?

A ConfWare konferenciaszervező szoftverrel egyszerűbbé válhat az online konferencia szervezése. Mindent egy helyen kezel: a résztvevők adatait, az előadók absztraktjait, a különféle programokra történő jelentkezést, vagy akár a szállásfoglalást, transzfereket és a kártyás vagy átutalásos fizetést is. Nem csak a regisztrációk érkeznek ide, de itt történik a tudományos absztraktok elbírálása is és a beépített körlevelező funkció segítségével könnyen kommunikálhatunk minden résztvevővel, vagy akár tetszőleges csoportokkal is. A folyamatosan frissülő adatok révén pedig a hibalehetőség is csökken: ha például betelik a létszám a programra vagy szobatípusra, arra is azonnal tudunk reagálni.

A konferencia programját egyszerűen elérhetik a résztvevők. Ha pedig bármilyen változtatás történne a programban, azt gyorsan tudjuk kommunikálni feléjük.

A résztvevők ugyanezen a platformon érhetik el a virtuális anyagokat, tudományos posztereket is.

Mindemellett a ConfWare szoftver moduláris felépítésű, tehát az igényeinkhez maximálisan képes alkalmazkodni a több mint 12 moduljával. Ha a szervezési folyamat közben dől csak el, hogy virtuális vagy hibrid eseményre lesz szükségünk, a virtuális konferencia modult egy pillanat alatt hozzáadhatjuk a meglévő rendszerünkhöz is.