Konferenciákra alapvetően azért járnak az emberek, hogy bővítsék a tudásukat, neves, hiteles előadóktól tanuljanak és persze azért is, hogy kapcsolatokat építsenek. Ez azonban még nem jelenti, hogy a rendezvényünknek kizárólag egyféle programtípusból – előadásokból – kellene állnia. A konferenciák esetében is igaz ugyanis, hogy a résztvevők minél nagyobb élménnyel szeretnének gazdagodni, amit elsősorban a konferencia programokkal tudunk biztosítani. Cikkünkben bemutatjuk, hogy milyen lehetőségek állnak rendelkezésünkre ezen a téren, és arra is fény derül, hogy mik a sikeres konferenciarendezés legfőbb pontjai!
Miért fontosak a programok a konferencia résztvevőinek?
Először is kezdjük azzal, hogy mi tesz sikeressé egy konferenciát. Aligha meglepő, hogy a leginkább lényeges tényező az, hogy maguk az előadások szakmailag színvonalasok, érdekesek legyenek. Ehhez persze olyan előadókra van szükségünk, akik valamilyen szempontból kiemelkedőnek számítanak a szakterületükön és képesek szórakoztató, hiteles módon átadni a tudásukat.
Rengeteg múlik azon is, hogy milyen a szervezés. Már a helyszín is döntően meghatározza, hogy milyen véleménnyel lesznek a vendégek a rendezvényünkről, de a catering minősége és a zökkenőmentes lebonyolítás is sokat nyom a latba. Aligha számíthatunk pozitív visszajelzésekre, ha a technika ördöge folyamatosan megzavarja az előadásokat és a programokat. Feltétlenül válasszunk tehát profikat az IT-háttér biztosításához, nehogy banális hibákon csússzunk el.
Ezekkel már le is fektettük a megfelelő alapokat, ideje tehát némi plusszal is szolgálni. Itt jönnek képbe a konferencia programok, amik képesek egyedivé és emlékezetessé tenni a rendezvényünket. Annál is inkább, hiszen sokan kifejezetten azzal a céllal érkeznek majd, hogy szakmai, tudományos, oktatási kapcsolatokat építsenek, azaz megismerjék a szakmájuk többi képviselőjét.
Erre csak akkor lesz lehetőségük, ha „fel tudnak állni a székükről” és kötetlen módon szólhatnak egymáshoz. Még egy online tartott konferencia esetében is ügyelnünk kell arra, hogy időnként kötetlenebb programok is bekerüljenek a menetrendbe, és legyen mód a kommunikációra. A konferencia programok ezzel együtt nem csupán a kapcsolatépítést szolgálják. Alapvető szerepük van abban, hogy mennyire lesz élményszerű és emlékezetes az esemény. Lássuk tehát részletesebben is a programokban rejlő lehetőségeket.
Ötletek konferencia programokhoz
Szakmai programok
Már azzal is jócskán feldobhatjuk a rendezvényünket, ha nem csupán egyféle szakmai programot kínálunk. Az természetesen alap, hogy a konferenciánkon legyenek hagyományos előadások, ahol a közönség pusztán hallgatóként vesz részt, de emellett nyugodtan élhetünk más megoldásokkal is. Kiváló lehetőség például az ismerkedéshez és a beszélgetéshez egy-egy szeminárium, ahol kisebb-nagyobb csoportokban ülhetnek össze a meghívottak. Még jobb, ha kerekasztal beszélgetést tudunk szervezni, mert ezen teljesen egyenrangú félként vehet részt előadó és vendég a beszélgetésben.
A szervezés szempontjából az jelenthet kihívást, hogy tartani tudjuk a menetrendet. Egy-egy kerekasztal beszélgetés vagy szeminárium bizony hajlamos elnyúlni, ezért muszáj előre meghatároznunk, hogy pontosan hány perc áll a rendelkezésre ilyen célra az előadások között. Amennyiben pedig netes konferenciát rendezünk, a technikai hátteret is biztosítanunk kell, például önálló, elkülönített chatszobák formájában.
Networking
A networking magyarul kapcsolatépítést jelent, és – ahogy már említettük – a konferencia egyik legfontosabb céljaként gondol rá sok vendég. Muszáj tehát olyan programokat is bevinnünk a rendezvényünkre, melyek kifejezetten támogatják és lehetővé teszik a networkinget. Nem kell ugyanakkor semmi ördöngösségre gondolnunk: pusztán arra ügyeljünk, hogy legyenek olyan események, amik lazábbak és ahol az együttműködés szinte magától megvalósulhat.
A kisebb csoportok létrehozása ebben az esetben is működhet, de még jobb, ha szórakoztató formában nyitunk utat a kapcsolatépítésnek. Egy egyszerű játék keretében például könnyen szóba elegyedhetnek a résztvevők. A szünetekben tehát könnyed kihívások elé állíthatjuk a vendégeinket: találkozzanak három ismeretlen személlyel és beszélgessenek egy kicsit. Napjainkban az úgynevezett speed-networking is igen divatos. Ennek lényege, hogy meghatározott, rövid idő alatt kell a lehető legtöbb információt megosztanunk másokkal.
Étkezési szünetek
Egy rövid, alig pár órás konferencia esetében nem biztos, hogy szükség lesz étkezési szünetekre. Ilyenkor alighanem megteszi némi pogácsa és kávé. Amennyiben azonban a konferenciánk egész napos, pláne több napos, akkor mindenképp gondoskodnunk kell cateringről. Ne feledjük, hogy az emberek koncentrálóképessége bizony véges. Egy-másfél óra után már nem képesek ugyanolyan intenzitással figyelni, ilyenkor pedig jól esik nekik egy frissítő kávé, üdítő vagy némi harapnivaló.
Délben pedig iktassunk be egy hosszabb, lehetőség szerint akár egy órás ebédszünetet – ami nem mellesleg kapcsolatépítésre és beszélgetésre is tökéletesen alkalmas. Több napos konferenciánál akár a vacsora is része lehet a programnak. Még akkor is gondoljunk az étkezési szünetekre, ha online rendezvényt tartunk, hiszen a vendégeknek ilyenkor is szükségük van megszakításokra.
Breakout events
A breakout eventet magyarra talán beiktatott programoknak fordíthatnánk. A lényeg, hogy az emberek kisebb csoportokba szerveződhessenek, ahol feldolgozhatnak egy-egy témát. Talán mondani sem kell, hogy mennyivel növeli egy breakout event a bevonódást, és mekkora előnyt jelent a kapcsolatépítés szempontjából. Az aktív részvétel azt is magával vonzza, hogy a vendégek még inkább megjegyzik a konferenciánkat és szívesebben jönnek majd legközelebb is.
Breakout eventből többféle is szóba jöhet. Egy rövid villámbeszélgetéssel nem lőhetünk mellé, de akár az előadás utáni kérdések is ide tartozhatnak. Sokan az open mic módszerre esküsznek, amikor a vendégek között jár a mikrofon, és bármilyen észrevételt, kérdést feltehetnek.
Szabadidős, társasági programok
Eljött a lazítás ideje! Napjainkban már egyáltalán nem elvárás, hogy egy konferencia szigorúan protokolláris eseményekből álljon össze. Nyugodtan szervezzünk olyan programokat is, amik kívül esnek ezen. Különösen igaz ez, ha a rendezvényünk több napot ölel fel. Ilyenkor bátran gondoskodjunk arról, hogy a vendégek és az előadók a szabadidejükben is jól érezzék magukat, és együtt tölthessenek minőségi időt.
Egy gálavacsora, egy zenei program, esetleg valamilyen kulturális esemény mind-mind azt szolgálják, hogy a résztvevők szorosabb kapcsolatokat alakíthassanak ki, és még jobban megismerhessék egymást. Legyünk kreatívak: szervezzünk táncestet, hívjunk meg egy népszerű stand-upost, vagy akár egy profi bűvészt.
Kísérői programok
Gondoljunk azokra is, akik az előadóink, vendégeink kísérőiként érkeznek a konferenciára, és esetleg egyáltalán nem érdeklik őket a szakmai programok. Hogy ne unatkozzák végig a napot vagy napokat, állítsunk össze egy kifejezetten nekik szóló programcsomagot. Mi szerepeljen benne? Például egy tartalmas városnézés, ahol megismerhetik a művészeti, kulturális és építészeti értékeket. Estére egy színházlátogatást vagy hangversenyt tervezhetünk számukra, napközben pedig akár egy kirándulás is szóba jöhet.
Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a rendezvények összeállításához?
Ügyeljünk a létszámra és a konferencia témájára
A létszám azért fontos, mert a költségvetésünket is alapvetően meghatározza, hogy mennyibe kerülnek majd a konferencia programok. Több száz embert megvacsoráztatni vagy szállást foglalni nekik, bizony komoly összegeket emészthet fel. Arra is ügyeljünk, hogy a kiegészítő programok összhangban legyenek a konferencia alapvető tematikájával és stílusával. Aligha szerencsés például humoristát hívni, ha a konferencia komor, nehéz témákat tárgyal.
Igazodjunk a rendelkezésre álló időhöz
Egy rövid konferencia esetében nem jó ötlet hosszú breakout eventekkel megszakítani az előadásokat, vagy órákig elhúzódó kerekasztal beszélgetéssel dúsítani a programot. Egy több napos eseménynél ezzel szemben hosszabb szekciókra lehet szükség, amikor a résztvevők kötetlenebbül találkozhatnak egymással. Amennyiben a közönség is kérdezhet vagy becsatlakozhat a beszélgetésbe, akkor mindenképp számoljunk extra idővel, hiszen ezek hosszát nehéz előre meghatározni.
Legyen gördülékeny a szervezés
Akármilyen programok mellett tesszük is le a voksunkat, fontos, hogy minden flottul menjen. A programok akkor kezdődjenek, amikorra meghirdettük őket, és lehetőleg ne nyúljanak a végtelenségbe. Azt is határozzuk meg előre, hogy az egyes konferencia programokra előre kell-e jelentkezni vagy sem. Legyen tervünk arra az esetre is, ha egy-egy program esetleg villámgyorsan betelne és kiegészítő programot kell bedobnunk.
Hogyan alakuljanak a díjak?
Természetesen nagyon jól veszi ki magát, ha a konferencia programokért nem kell külön fizetni, hanem a részvételi díj tartalmazza őket. Ez mindenképp látogató csalogató gesztus, de csak akkor éljünk vele, ha gond nélkül belefér a költségvetésünkbe. Annak sincs akadálya, hogy egyes programok ingyenesek legyenek, míg másokat csak térítés ellenében lehet igénybe venni. Teljesen tipikus, hogy a webinárium vagy a kávé ingyen van, ugyanakkor a vacsoráért vagy a kerekasztal beszélgetésekért fizetni kell.
Miként kommunikáljuk a konferencia programokat?
Lehet, hogy jobbnál jobb programokkal készültünk, csak éppen a résztvevők nem tudnak róla. Muszáj tehát valamilyen módon promotálnunk őket, amire több módszer is létezik. A legegyszerűbb, ha szórólapokat osztogatunk, ahol szerepelnek a lehetőségek. Ennél valamivel modernebb megoldás, ha a konferenciánk honlapján szerepel a tájékoztatás. A leginkább felhasználóbarát technika pedig a konferencia saját telefonos appja, ahol akár a regisztráció is megoldható.
A ConfWare regisztrációs rendszer előnyei
A ConfWare regisztrációs szoftver igazi jolly joker a konferenciaszervezésben, ami a programok kapcsán is óriási támogatást jelent. A könnyen használható rendszerben önálló programszerkesztő modul is helyet kapott, ami hatékonnyá és gyorssá teszi a programok összeállítását. Az időtábla elemek, az automatikus időkeret ellenőrzés vagy a sorrend módosítás mind olyan funkciók, melyekkel hibátlanul lebonyolíthatjuk a programokat.
Hab a tortán, hogy a ConfWare „Társasági programok, kurzusok” modult is tartalmaz. Itt korlátlan számú társasági programot vagy kurzust hozhatunk létre, és akár egyesével is értékesíthetjük őket. Részletes programleírások és képek segítik az eligazodást, így a ConfWare-rel valóban élményszerű lesz a konferenciánk.
